Wyobraź sobie, że wysyłasz mailing do 1000 kontaktów. Po kampanii okazuje się, że 80 wiadomości wróciło, bo skrzynki odbiorców już nie istnieją. To 8% trwałych zwrotów. Przy kolejnym mailingu problem może dotknąć również prawidłowych adresów, bo duża liczba zwrotów szkodzi reputacji nadawcy.
Dlatego przed wysyłką warto poświęcić chwilę na walidację bazy adresów email. Literówka w adresie jest łatwa do przeoczenia. W starej bazie takich drobiazgów mogą być dziesiątki, a do tego dochodzą zamknięte skrzynki i domeny, które przestały działać.
Co sprawdza walidacja adresów email?
Walidacja pomaga ocenić, czy adres może przyjąć wiadomość. Można ją podzielić na trzy kroki.
-
Sprawdzenie formatu. Wyłapujesz brak znaku
@, zbędne spacje i inne błędy w zapisie. -
Sprawdzenie domeny. Weryfikujesz, czy domena po znaku
@istnieje i czy może odbierać pocztę. -
Sprawdzenie skrzynki, jeśli serwer na to pozwala. Narzędzie próbuje ustalić, czy serwer akceptuje konkretny adres. Niektóre serwery akceptują na tym etapie każdy adres w domenie. To tzw. catch-all. Taki wynik zostaw do osobnej weryfikacji, bo istnienie konkretnej skrzynki pozostaje niepewne.
W Excelu najłatwiej dodać kolumny Status walidacji i Data sprawdzenia. Przed eksportem do programu mailingowego odfiltruj adresy nieprawidłowe i odłóż adresy niepewne do osobnego sprawdzenia. Jeśli widzisz prawdopodobną literówkę, potwierdź poprawny adres u źródła.
Czym są bounces, czyli zwroty wiadomości?
Bounce oznacza, że wiadomości nie udało się dostarczyć. Najważniejsza jest przyczyna zwrotu. Od niej zależy, co zrobić z adresem.
| Rodzaj zwrotu | Przykład | Co zrobić |
|---|---|---|
| Hard bounce – trwały zwrot | Serwer zgłasza, że skrzynka nie istnieje | Wyklucz adres z kolejnych wysyłek. Dodaj go do listy wykluczeń, żeby nie wrócił przy następnym imporcie. |
| Soft bounce – tymczasowy problem | Skrzynka jest pełna albo serwer chwilowo nie odpowiada | Zostaw ponowienia systemowi wysyłkowemu. Jeśli problem się powtarza, wstrzymaj wysyłkę na ten adres i sprawdź przyczynę. |
Warto czytać komunikat zwrotny. Odpowiedź „adres nie istnieje” wskazuje na problem z kontaktem. Komunikat o odrzuceniu wiadomości z powodu polityki serwera może wskazywać na problem z wysyłką. W tych dwóch sytuacjach trzeba szukać przyczyny w innym miejscu.
Czy można sobie zablokować domenę?
Jedna literówka zwykle skończy się jednym zwrotem. Ryzyko rośnie, gdy wysyłasz dużą kampanię do starej listy i ponawiasz wysyłki na adresy, które już wcześniej zwróciły błąd. Dostawcy poczty mogą częściej kierować wiadomości do spamu, ograniczać tempo ich przyjmowania albo je odrzucać. Osobno Twój dostawca wysyłki może wstrzymać wysyłanie z konta. Progi i zasady zależą od usługi.
Najbardziej odczujesz to przy następnej kampanii. Masz już aktualną listę, ale część wiadomości do prawidłowych odbiorców nadal może trafiać do spamu. Dlatego jakość bazy warto sprawdzić przed wysyłką, a raport zwrotów przejrzeć przed kolejną kampanią.
Krótka checklista przed wysyłką
-
Usuń duplikaty i sprawdź adresy, szczególnie te dawno nieużywane.
-
Uwzględnij wcześniejsze zwroty i wypisania przy każdym imporcie do programu mailingowego.
-
Wyślij test na własne skrzynki, żeby sprawdzić wygląd maila i linki. Walidację adresów odbiorców wykonaj osobno.
-
Po wysyłce przejrzyj raport zwrotów i od razu wyklucz skrzynki, które serwer oznaczył jako nieistniejące.
Walidacja odpowiada na pytanie, czy adres prawdopodobnie przyjmie wiadomość. Uprawnienie do wysłania mailingu i szansa na trafienie do skrzynki odbiorczej to osobne kwestie. Nawet przy aktualnej liście liczą się reputacja nadawcy, uwierzytelnienie domeny i reakcje odbiorców.