Jak skutecznie filtrować i segmentować bazę 2,6 mln firm w Excelu? [Poradnik krok po kroku]

Baza 2,6 mln polskich firm przydaje się wtedy, gdy potrafisz wybrać z niej konkretny segment. Jeśli sprzedajesz oprogramowanie dla księgowości, możesz zacząć od biur rachunkowych w jednym województwie. Poniżej pokazujemy, jak zrobić to w Excelu i zapisać wynik bez zmieniania danych źródłowych.

Krok 1. Wybierz sposób pracy z dużym plikiem

Jeden arkusz Excela mieści 1 048 576 wierszy, wliczając nagłówek. Cała baza 2,6 mln rekordów nie zmieści się w jednym arkuszu. Wybierz metodę odpowiednią do rozmiaru pliku. Limity Excela według Microsoft.

• Mniejszy plik XLSX lub CSV. Otwórz wybraną część bazy i użyj Autofiltru. Jeśli arkusz jest długi, wybierz Widok → Zablokuj okienka → Zablokuj górny wiersz, żeby nagłówki były widoczne podczas przewijania.
• CSV większy niż limit arkusza. W wersji Excela z Power Query wybierz Dane → Z tekstu/CSV → Przekształć dane. Sprawdź separator i typy kolumn, ustaw filtry w edytorze i dopiero wtedy załaduj wynik. Jeśli nadal przekracza limit arkusza, zawęź go lub podziel na osobne segmenty. Instrukcja importu CSV.

Krok 2. Przefiltruj firmy według kodu PKD

Baza obejmuje 671 kategorii PKD. Dokładny kod przydaje się, gdy szukasz wąskiej grupy, np. biur rachunkowych. Jeśli kolumna zawiera opisy działalności, możesz też użyć filtru tekstowego Zawiera.

1. Kliknij komórkę w tabeli i wybierz Dane → Filtr.
2. Otwórz menu kolumny Branża / PKD.
3. Wyszukaj kod i zaznacz pasujące wartości. Dla księgowości przykładem jest 69.20.Z w PKD 2007 lub 69.20.A w PKD 2025. Sprawdź, której wersji używa plik.

W Power Query użyj menu filtru w nagłówku tej samej kolumny. Zobacz przykłady segmentów B2B według PKD.

Krok 3. Zawęź wyniki do regionu, miasta lub kodu pocztowego

• Województwo. Wybierz region, np. mazowieckie. Filtr lokalizacji zadziała razem z filtrem PKD.
• Miasto. Wybierz nazwę miejscowości. Jeśli w danych są warianty pisowni lub dodatkowe spacje, ujednolić je możesz w kopii danych lub w Power Query.
• Kod pocztowy. Ustaw typ kolumny na tekst już przy imporcie, aby zachować zera wiodące. Użyj warunku Zaczyna się od do grupowania prefiksów. Jeśli zależy Ci na granicach miasta lub powiatu, dołóż filtr miejscowości lub powiatu.

Krok 4. Zapisz wybraną listę w nowym pliku

1. Po użyciu Autofiltru zaznacz zakres z nagłówkami. W klasycznym Excelu wybierz Narzędzia główne → Znajdź i zaznacz → Przejdź do specjalnie → Tylko widoczne komórki, a następnie skopiuj wynik do nowego skoroszytu. Instrukcja kopiowania widocznych komórek.
2. Jeśli używasz Power Query, załaduj przefiltrowany wynik do arkusza. Sprawdź nagłówki, liczbę rekordów i kilka przykładowych wierszy.
3. Zapisz segment pod rozpoznawalną nazwą, np. Ksiegowosc_Mazowieckie_2026.xlsx. Jeśli CRM wymaga pliku tekstowego, zapisz wynik jako CSV UTF-8.

Gdy plik jest gotowy, skorzystaj z poradnika importu do HubSpot i Pipedrive.

Podsumowanie

Zacznij od jednego kodu PKD i jednego regionu. Sprawdź próbkę wyników i zapisz segment osobno, żeby łatwo wrócić do pełnej bazy i powtórzyć filtrowanie dla innej grupy firm.