TL;DR CEIDG służy do sprawdzania jednoosobowych działalności i ich wpisów, a KRS m.in. spółek handlowych. Przy przetwarzaniu danych osób fizycznych potrzebujesz podstawy z RODO. Marketing przez e-mail lub telefon podlega osobnym zasadom uprzedniej zgody.
Jeśli chcesz zweryfikować kontrahenta albo uporządkować dane firm do analizy rynku, zacznij od oficjalnego rejestru. Wybór między CEIDG a KRS zależy od formy działalności. Znaczenie ma też cel, w jakim później wykorzystasz znalezione informacje.
1. CEIDG i KRS – gdzie sprawdzić dane firmy?
CEIDG – jednoosobowe działalności gospodarcze
W CEIDG znajdziesz wpisy osób fizycznych prowadzących działalność, w tym przedsiębiorców będących wspólnikami spółki cywilnej. Wyszukaj wpis po NIP-ie lub nazwie. Możesz sprawdzić m.in. status działalności, REGON i kody PKD. Zakres widocznych danych kontaktowych zależy od wpisu. Wyszukiwanie i weryfikacja firmy w CEIDG.
KRS – spółki handlowe
W KRS sprawdzisz m.in. spółki z o.o., akcyjne i komandytowe. Wyszukaj podmiot i pobierz informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu. Możesz w ten sposób zweryfikować dane podmiotu oraz osoby uprawnione do reprezentacji. Oficjalna wyszukiwarka KRS.
2. Kiedy dane firmy podlegają RODO?
- Dane spółki. Sama nazwa lub siedziba osoby prawnej co do zasady dotyczy spółki. Dane członka zarządu, pełnomocnika lub imienny adres pracownika mogą identyfikować osobę fizyczną.
- Dane JDG. Imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz inne informacje pozwalające go zidentyfikować mogą być danymi osobowymi także wtedy, gdy widnieją w publicznym rejestrze.
Jeśli przetwarzasz dane osobowe, określ cel i podstawę prawną oraz ogranicz zakres danych do tego, czego potrzebujesz. Prawnie uzasadniony interes może stanowić podstawę po ocenie celu, niezbędności i wpływu na prawa osoby. Przy danych z rejestru lub od dostawcy sprawdź obowiązek informacyjny z art. 14 RODO, w tym wskazanie źródła, i uwzględnij prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego z art. 21. RODO, art. 5, 6, 14 i 21.
3. Marketing przez e-mail i telefon – kiedy potrzebna jest zgoda?
Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego na przesyłanie informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, z użyciem kanałów objętych tym przepisem, takich jak e-mail lub telefon. Jawność danych i możliwość późniejszej rezygnacji nie zastępują tej zgody. Podstawę przetwarzania danych osobowych i zgodę na kanał komunikacji oceń osobno. Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398.
4. Ręczne wyszukiwanie czy gotowa baza firm?
Do sprawdzenia pojedynczego kontrahenta użyj właściwego rejestru. Przy analizie wielu podmiotów wygodniejszy może być plik z jednolitymi kolumnami, np. NIP, PKD i miejscowość. Przed wykorzystaniem danych sprawdź ich źródło, datę aktualizacji i warunki użycia. Istotne informacje zweryfikuj w oficjalnym rejestrze.
Zobacz też porównanie wyszukiwarki firm i bazy w Excelu.
Potrzebujesz danych do analizy rynku? Zobacz Bazę Firm B2B 2026 w Excelu i CSV z 2,6 mln rekordów w 671 kategoriach PKD.